Практически любая компания в своей деятельности сталкивается с денежными документами: оплаченными авиа- и железнодорожными билетами, путевками, талонами на ГСМ. Об особенностях учета денежных документов на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, в том числе для целей НДС, рассказывают эксперты 1С.
Организация учета денежных документов
Денежные документы - это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее - План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».
На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник ). Для каждого денежного документа указывается его вид:
- Билеты ;
- Путевки ;
- Почтовые марки ;
- Талоны на ГСМ ;
- Прочее .
При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.
Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное - Функциональность ). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).
Рис. 1. Настройка функциональности
После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы и Выдача денежных документов , а также журнал Денежные документы . Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов , который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.
Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:
- Поступление от поставщика ;
- ;
- Прочее поступление.
Если регистрируется Поступление от поставщика , то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.
При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.
Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.
Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:
- Выдача подотчетному лицу ;
- Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
- Прочая выдача.
Учет ГСМ по талонам
К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.
Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).
Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.
Талоны бывают двух видов:
- литровые (количественные) , в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
- суммовые или стоимостные (денежные) , в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).
В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.
ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее - ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».
Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:
- в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
- на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).
Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.
Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.
При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.
Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.
В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:
- в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
- в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.
Пример 1
|
ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
|
Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами , где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.
В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 76.05 Кредит 51 - на сумму предоплаты (58 500 руб.).
Обратите внимание , для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ-ление от поставщика (рис. 2).
Рис. 2. Поступление денежных документов
В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:
На закладке Денежные документы по кнопке Добавить выбираются поступающие денежные документы из справочника Номенклатура денежных документов . В Примере 1 денежный документ имеет вид Талоны на ГСМ (рис. 3). Указывается количество и сумма поступивших денежных документов.
Рис. 3. Номенклатура денежных документов
При проведении документа в регистр бухгалтерии вводятся проводки:
Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (58 500 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов с контрагентами Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета ; Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученных талонов на бензин (58 500 руб.) в количестве 30 шт.
Выдача талонов водителю отражается документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу . На закладке Кому Физические лица.
На закладке Денежные документы указывается наименование талона (выбирается из справочника Номенклатура денежных документов ) и количество, например, 10 шт. Стоимость талонов рассчитывается автоматически.
В результате проведения документа формируется проводка:
Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданных подотчетному лицу денежных документов (19 500 руб.) в количестве 10 шт.
Оприходование бензина, приобретенного водителем по талонам, и учет входного НДС по полученному бензину отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса ). Допустим, водитель отчитался за все выданные ему талоны.
В шапке документа необходимо указать отчитывающееся подотчетное лицо и дату составления авансового отчета. Если в организации учет запасов ведется по складам, то следует заполнить поле Склад .
На закладке Авансы через кнопку Добавить следует выбрать документ Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало талоны.
Поскольку подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, в документе Авансовый отчет следует заполнить закладку Товары . На данной зак-ладке по кнопке Добавить заполняется табличная часть (рис. 4):
Рис. 4. Табличная часть на закладке «Товары» документа «Авансовый отчет»
- в поле Документ (расхода) указываются реквизиты первичных документов, полученных от поставщика;
- указывается номенклатура, количество и цена приобретенного бензина в соответствующих полях, при этом поле Сумма рассчитывается автоматически;
- указывается поставщик ГСМ;
- для регистрации счета-фактуры следует установить флаг в поле СФ , а в поле Реквизиты счета-фактуры ввести дату и номер счета фактуры, полученного от поставщика. После выполнения команды Записать в поле Реквизиты счета-фактуры документа Авансовый отчет автоматически добавляется ссылка на созданный документ Счет-фактура полученный на поступление ;
- в полях Счет учета и Счет НДС указываются счета учета ГСМ и счет учета НДС.
При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:
Дебет 10.03 Кредит 71.01 - на стоимость полученного бензина без НДС (16 525 руб.) в количестве 500 л; Дебет 19.03 Кредит 71.01 - на сумму НДС (2 975 руб.).
Вычет НДС по приобретенному бензину будет отражен датой получения счета-фактуры при установленном флаге в форме документа Счет-фактура полученный на поступление.
По умолчанию дата получения счета-фактуры соответствует дате авансового отчета, но при необходимости дату получения можно изменить. Если флаг снять, тогда вычет можно отразить документом (раздел Операции - Регламентные операции НДС ) в пределах 3 лет после принятия на учет ГСМ.
Для включения стоимости бензина в расходы необходимо создать документ Требование-накладная (раздел Производство ).
Допустим, бензин, приобретенный по талонам, в соответствии с путевым листом был израсходован полностью. В шапке документа указывается дата списания ГСМ (последний день месяца) и заполняется поле Склад .
На закладке Материалы указываются наименование и количество (500 л) бензина. Если предварительно выполнены настройки номенклатуры, то счет учета заполняется автоматически. На закладке Счет затрат выбирается счет затрат, на который списываются материалы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы».
При проведении документа формируется проводка:
Дебет 26 Кредит 10.03 - на стоимость бензина, включенного в расходы (16 525 руб.).
Учет проездных документов
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.
Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:
- маршрут-квитанция электронного авиабилета (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
- купон электронного железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).
Согласно разъяснениям Минфина России, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594). На практике данное разъяснение применяется и в отношении купона электронного железнодорожного билета.
Если работник летит в командировку самолетом, то для подтверждения расходов на перелет, помимо маршрут-квитанции электронного авиабилета, необходим еще и посадочный талон. Вместе с тем, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).
Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом, то документом, подтверждающим его расходы на проезд, будет являться контрольный купон электронного проездного документа (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).
Каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте) для подтверждения указанных расходов не требуется (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).
Действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих порядок учета электронных проездных билетов. Приобретение электронного проездного билета может учитываться как поступление денежного документа (так как электронный билет вполне соответствует его критериям) либо в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже). Таким образом, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в учетной политике.
Пример 2
|
Сотрудник ООО «Конфетпром» направлен в командировку в г. Уфа с 09.04.2018 по 11.04.2018 (на 3 дня). Размер суточных, сог-ласно положению организации о командировках, составляет 700 руб. На личный счет сотрудника под отчет перечислено 9 000 руб. Электронный авиабилет туда и обратно приобретен организацией через транспортное агентство. Стоимость авиабилета по маршруту Москва - Уфа - Москва составляет 10 574 руб. Сумма НДС (10 %) выделена в билете отдельной строкой и составляет 930 руб. Стоимость сервисного сбора, взимаемого транспортным агентством, составляет 295 руб. (в т. ч. НДС 18 %). В соответствии с учетной политикой организации электронные проездные билеты учитываются как денежные документы. По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, в том числе посадочный талон и документы от поставщика гостиничных услуг (на сумму 7 000 руб. без НДС). |
Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица .
После проведения документа Списание с расчетного счета формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 71.01 Кредит 51 - на сумму денежных средств, выданных под отчет (9 000 руб.).
Расчеты с трансагентством можно вести на счете 76.05 с помощью следующих документов:
- Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику - для регистрации оплаты;
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика - при получении денежных документов;
- Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги - для отражения расходов на услуги трансагентства.
При этом договор с трансагентством должен иметь вид:
- С поставщиком - в документах Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику и Поступление (акт, накладная) ;
- Прочее - в документах Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами.
Таким образом, расчеты с трансагентством в Примере 2 ведутся по двум договорам с разными видами.
Оплата в адрес трансагентства регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком ). После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:
Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом взимаемого сервисного сбора (10 869 руб.).
После проведения стандартного документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги , в регистр бухгалтерии вводятся записи:
Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (295 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление (акт, накладная) и Списание с расчетного счета ; Дебет 26 Кредит 76.05 - на стоимость услуг трансагентства без НДС (250 руб.); Дебет 19.04 Кредит 76.05 - на стоимость НДС (45 руб.).
Приобретение электронного билета отражается документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . В Примере 2 денежный документ имеет вид Билеты . При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:
Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.
По договору с видом Прочее зачета аванса не происходит. Для зачета аванса поставщику (по договору с видом С поставщиком ) можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности , после проведения которого сформируется проводка:
Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (10 574 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета. После выполнения данной операции счет 76.05 закрывается.
Выдача электронного билета подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу и отражается проводкой:
Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданного сотруднику под отчет денежного документа (10 574 руб.) в количестве 1 шт.
По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет. На закладке Авансы через кнопку Добавить указываются документы:
- Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало проездной документ;
- Списание с расчетного счета , согласно которому перечислялись средства на банковскую карту сотрудника.
Сведения о расходах по командировке (проезд, проживание и суточные) отражаются на закладке Прочее . Данная закладка заполняется согласно документам, представленным подотчетным лицом. В полях указывается следующие данные (рис. 5):
Рис. 5. Табличная часть на закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет»
|
Поле |
Данные |
|
«Документ (расхода)» |
Вводится информация о первичных документах |
|
«Номенклатура» |
Выбирается соответствующий расходу элемент из справочника «Номенклатура» |
|
«Сумма», «НДС» |
Указывается сумма и ставка налога по документу, поле «Всего» рассчитывается автоматически |
|
«Поставщик» |
Выбирается контрагент из одноименного справочника (для суточных данное поле не заполняется) |
|
«СФ» и «БСО» |
Устанавливаются флаги для регистрации электронного билета в качестве бланка строгой отчетности. При этом поле «Реквизиты счета-фактуры» заполнится автоматически по номеру и дате БСО из поля «Документ (расхода)». После выполнения команды «Записать» в поле «Реквизиты счета-фактуры» документа «Авансовый отчет» автоматически добавляется ссылка на созданный документ «Счет-фактура (бланк строгой отчетности)» |
|
«Счет затрат / Подразделение» |
Указывается счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке (например, 26 «Общехозяйственные расходы»). Если ведется учет по подразделениям, указывается соответствующее подразделение |
|
«Субконто» |
Указывается аналитика к счету затрат (для счета 26 статья затрат «Командировочные расходы») |
|
«Счет затрат НУ» и «Субконто НУ» |
По умолчанию заполняются по данным бухгалтерского учета. При необходимости их можно отредактировать |
|
«Счет НДС» |
По умолчанию устанавливается счет 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (при необходимости можно выбрать другой счет учета НДС) |
При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:
Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость авиабилета без НДС (9 644 руб.); Дебет 19.04 Кредит 71.01 - на сумму НДС (930 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость проживания (7 000 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на сумму суточных (2 100 руб.).
Вычет НДС по электронному авиабилету будет отражен датой авансового отчета при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
Если флаг снять, то вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок .
Чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 кредитовое сальдо составляет 100 руб. Это означает, что организация должна выплатить перерасход денежных средств подотчетному лицу (наличными из кассы или путем перечисления на банковскую карту сотрудника).
Обмен и возврат проездных документов
На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.
Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Мин-фина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).
Пример 3
После проведения документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику сформируется бухгалтерская проводка:
Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом комиссии и дополнительных услуг (3 880 руб.).
Обмен авиабилета через трансагентство отражается документами:
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (если в учете была отражена выдача билета подотчетному лицу);
- Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику ;
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика.
Дополнительно следует сформировать документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги для отражения дополнительных расходов на услуги трансагентства (590 руб.). При заполнении документа Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица на закладке От кого заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Принято от (ФИО сотрудника для печатной формы ).
На закладке Денежные документы указывается наименование денежного документа, количество (1 шт.), а его стоимость заполняется автоматически. После проведения документа формируется проводка:
Дебет 50.03 Кредит 71.01 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.
В документе Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику на закладке Денежные документы указывается не только наименование денежного документа, его количество (1 шт.) и стоимость (10 574 руб.), но и сумма возврата (9 374 руб.), поскольку перевозчик удерживает комиссию в размере 1 200 руб. (10 574 руб. - 1 200 руб. = 9 374 руб.) (рис. 6).
Рис. 6. Возврат денежного документа поставщику
Дополнительно требуется заполнить реквизиты на закладке Счета доходов и расходов для отражения разниц между учетной стоимостью денежных документов и суммой возврата:
- Статья доходов и расходов - выбирается из справочника Прочие доходы и расходы ;
- Счет учета доходов - счет учета доходов, возникающих при превышении суммы возврата над учетной стоимостью денежных документов;
- Счет учета расходов - счет учета расходов, возникающих при превышении учетной стоимости денежных документов над суммой возврата.
Дебет 76.05 Кредит 50.03 - на стоимость возвращаемого авиабилета (10 574 руб.); Дебет 91.02 Кредит 76.05 - на сумму удержанной комиссии за возврат (1 200 руб.).
Затем следует создать новый документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика , где отразить поступление нового авиа-билета. После проведения документа сформируются проводки:
Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (12 664 руб.) в количестве 1 шт.
Дальнейшие действия с электронным билетом аналогичны действиям, описанным в Примере 2.
Учет неиспользованных проездных документов
Вернуть или обменять проездной документ удается не всегда. Например, билет был приобретен без права возврата, или время для возврата уже было упущено. Если поездка сорвалась по уважительным причинам, то организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету (письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338).
Пример 4
Списание неиспользованного проездного документа и учет его стоимости в расходах можно отразить документами:
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (заполнение этого документа рассмотрено в Примере 3);
- Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача.
В документе Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача на закладке Кому необходимо заполнить счет дебета и аналитику учета затрат на приобретение неиспользованного билета (рис. 7):
Рис. 7. Списание неиспользованного проездного документа
Поле Выдано используется только для печатной формы, и его можно не заполнять.
На закладке Денежные документы указывается наименование и количество списываемого денежного документа, при этом его стоимость заполняется автоматически.
После проведения документа сформируется проводка:
Дебет 91.02 Кредит 50.03 - на стоимость списанного авиабилета (10 574 руб.) в коли-честве 1 шт.
- денежные талоны на бензин;
- путевки, приобретенные организацией;
- почтовые марки;
- другие аналогичные документы.
Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.
Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.
Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности. Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности, и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3. А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006.
Ситуация: нужно ли учитывать в составе денежных документов (на счете 50-3) корпоративные банковские карты, используемые для оплаты расходов организации подотчетными лицами?
Ответ: нет, не нужно.
Пластиковая карта является собственностью банка, выдавшего ее. Значит, она должна быть учтена за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:
Организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;
Сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.
Хранение денежных документов
Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.
Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:
Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
- получены (приобретены) денежные документы;
Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
- выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.
Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).
Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов, письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).
Учет движения денежных документов
Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3) ?
Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.
Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Ситуация: как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные ?
Талон на вывоз мусора подтверждает факт заключения между организациями договора возмездного оказания услуг по вывозу и утилизации мусора на условиях внесения предоплаты (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ). Поэтому стоимость талонов, дающих право вывозить бытовые отходы на полигон в течение года, отражайте в бухучете как авансы выданные. Получив от владельца полигона счет-фактуру на аванс, организация сможет принять к вычету НДС в сумме перечисленной предоплаты (п. 12 ст. 171 НК РФ).
По мере того как организация будет вывозить отходы на полигон и получать накладные, подтверждающие количество захороненного мусора, стоимость соответствующих услуг она будет учитывать в расходах (п. 18 ПБУ 10/99). Одновременно перечисленные авансы и задолженность по приобретенным услугам будут взаимно погашаться.
Сумму входного НДС, выделенного в счете-фактуре на услуги по захоронению отходов, примите к вычету при выполнении всех обязательных условий (п. 2 ст. 171 НК РФ). НДС с аванса, принятый к вычету, восстановите (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
В зависимости от того, каким способом были приобретены талоны, по безналичному расчету или через подотчетное лицо, в бухучете сделайте соответствующие проводки.
В случае безналичной покупки талонов:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным») Кредит 51
- оплачены талоны на захоронение отходов;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных»
- принят к вычету НДС, перечисленный поставщику в стоимости талонов на захоронение отходов.
По мере того как оказываются услуги по вывозу мусора:
Дебет 20 (44) Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)
- учтена в расходах стоимость услуг по захоронению отходов;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)»)
- учтен входной НДС в стоимости услуг по захоронению отходов;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принят к вычету входной НДС со стоимости услуг по захоронению отходов;
Дебет 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- восстановлен НДС с аванса, ранее принятый к вычету;
Дебет 60 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)» (76 субсчет «Расчеты по приобретенным товарам (работам, услугам)») Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» (76 субсчет «Расчеты по авансам выданным»)
- зачтен аванс в размере стоимости услуг по захоронению отходов.
Если организация приобретает талоны через подотчетное лицо, то схема проводок изменится. Расходы, понесенные через подотчетное лицо, нужно будет отразить в бухучете в день утверждения авансового отчета.
Сами приобретенные талоны на захоронение отходов, которые еще не использованы и хранятся в организации, примите на учет на забалансовый счет. Например, на счет 015 «Талоны (пропуска)». Кроме того, для более детального контроля движения этих документов (выдачей и возвратом) целесообразно вести журнал учета приема и выдачи талонов.
Денежные документы через подотчетное лицо
Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50-3 «Денежные документы» они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты:
Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71
- отражено в составе командировочных расходов приобретение авиабилета.
При этом организации не нужно отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.
Пример отражения в бухучете операций по выдаче денежных документов сотруднику и приобретению им их самостоятельно
ООО «Торговая фирма Гермес» приобрело авиабилет стоимостью 3540 руб. (в т. ч. НДС - 540 руб.) и выдало его сотруднику, направляемому в командировку для заключения договоров на реализацию товаров. Сумма входного НДС со стоимости авиабилета выделана в счете-фактуре, полученном организацией.
Кроме этого, сотруднику было выдано 3540 руб. для приобретения авиабилета обратно. Организация не смогла приобрести билет заранее.
Для учета авиабилетов бухгалтер использует счет 50-3 субсчет «Проездные документы». Для отражения кассовых операций в рублях бухгалтер к счету 50 «Касса» открыл субсчет «Касса в рублях».
В учете были сделаны следующие проводки:
Дебет 60 Кредит 51
- 3540 руб. - оплачен авиабилет;
Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60
- 3000 руб. - получен авиабилет;
Дебет 19 Кредит 60
- 540 руб. - учтен НДС со стоимости авиабилета (на основании полученного счета-фактуры);
Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
- 3000 руб. - выдан авиабилет сотруднику для поездки в командировку;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
- 3540 руб. - выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку).
В командировке сотрудник приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете отдельно не выделена.
После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, к которому приложил авиабилеты к месту командировки и обратно.
В этом случае бухгалтер организации сделал в учете следующие проводки:
Дебет 44 Кредит 71
- 3000 руб. - списана стоимость билета к месту командировки;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 540 руб. - поставлен к вычету НДС со стоимости билета к месту командировки;
Дебет 44 Кредит 71
- 3540 руб. - списана стоимость обратного билета.
В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.
Что такое денежные документы
Денежные документы - это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины - все это денежные документы.
Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».
Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.
В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».
Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н , итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н ).
Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов
Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
Индивидуальный номер;
Срок действия;
Вид питания;
Сумму (стоимость);
Печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.
Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р ).
Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения
обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.
При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.
При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству-ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.
Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).
Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
По соответствующему коду синтетического учета.
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.
Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.
Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.
Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона - 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано
2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.
Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:
Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло вопросов о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-
ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).
Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю директора были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.
Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:
Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 маркированных конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи - приложенный к отчету испорченный конверт.Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:
|
Казенное учреждение (Инструкция № 162н) |
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н) |
Автономное учреждение (Инструкция № 183н) |
|||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов | |||||
| 0 201 35 510 |
0 302 21 730 0 208 21 660 | 0 201 35 510 |
0 302 21 730 0 208 21 660 | 0 201 35 000 |
0 302 21 000 0 208 21 000 |
| Выдача под отчет марок и маркированных конвертов | |||||
| 0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 000 | 0 201 35 000 |
Согласно трудовому законодательству размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В образовательном учреждении оплата проездного билета может быть произведена социальному педагогу, характер работы которого связан с разъездами (посещение обучающихся по месту жительства, поездки для участия в заседаниях различных комиссий и советов профилактики и т. п.).
На основании Приказа Минфина РФ № 171н расходы учреждения на приобретение проездных билетов сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.
Казенное образовательное учреждение приобрело проездной билет на автобус стоимостью 950 руб. на сентябрь 2013 г. для социального педагога. Оплата проездного билета была произведена безналичным путем за счет бюджетных средств. Проездной билет был оприходован в кассу учреждения и выдан педагогу под отчет. В конце месяца педагог представил авансовый отчет с приложенным к нему уже использованным проездным документом.
В учете казенного учреждения эти операции должны быть отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
Недостача денежных документов в кассе
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ регламентируется Положением № 373-П . Согласно п. 1.11 данного положениямероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств определяются юридическим лицом. Значит, порядок проверки кассы и кассовых операций устанавливается локальными нормативными актами, например, положением о внутреннем финансовом контроле, учетной политикой, положением о кассовых операциях. Во время мероприятий контроля кроме полного пересчета денежной наличности в кассе производится проверка и других ценностей, хранящихся в кассе, в том числе денежных документов.
Для отражения результатов инвентаризации денежных документов, находящихся в кассе учреждения, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (по ф. 0504086, утвержденной Приказом Минфина РФ № 173н).
В ходе проверки в кассе бюджетного учреждения была выявлена недостача денежных документов - 2 карт экспресс-оплаты номиналом по 100 руб. каждая, приобретенных за счет субсидии на выполнение государственного задания. Виновное в данной недостаче лицо установлено, и сумма недостачи погашена им добровольно в натуральной форме.
Учреждение должно отразить в учете возникшую ситуацию в соответствии с п. 86 , 87 , 109 , 110 Инструкции № 174н следующим образом:
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга.
Приказ Минфина РФ от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов».
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
К денежным документам относятся:
– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;
– полученные извещения на почтовые переводы;
– почтовые марки;
– марки государственной пошлины;
– прочие денежные документы.
Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».
Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.
В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).
Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:
Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Выдача из кассы денежных документов отражается записью:
Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».
6.3. Подотчетные лица в бюджетных учреждениях.
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.
Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:
00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;
00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;
00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;
00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;
00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;
00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;
00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;
00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;
00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;
00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;
00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;
00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;
00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;
00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;
00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;
00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;
00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;
00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;
00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».
Рассмотрим пример. Инспектором труда представлен авансовый отчет по командировочным расходам на сумму 620 руб. При этом в учете были сделаны следующие записи:
К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.
Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:
212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;
222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;
226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;
290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.
Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.
Согласно авансовому отчету от 30.03.2012 г. № 50 (см. Приложение ) работнику бюджетного учреждения был направлен в служебную командировку на 5 дней. После возвращения из командировки работник представил авансовый отчет, к которому были приложены: счет за проживание в гостинице за 4 суток на общую сумму 120 руб., суточные на 5 дней по 100,00 руб. в сумме 500,00 руб.
В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:
Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
В случае если у подотчетного лица осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммыне допускается. На данное положение необходимо обратить серьезное внимание, так как практика показывает, что нередко в учреждениях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом).
Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.
Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).
По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).
Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.
Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.
Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:
– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
– № АО-1 «Авансовый отчет».
Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется. В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.
В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.
Проездные билеты, путевки, авиабилеты. На счете 50.3 –Денежные документы.
Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.
На сч.50.3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером). В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.Д 50/3 К 76 , Д73 »расч.с персоналом по прочим операциям» К50/3
43. Учет командировочных расходов.
Для направления работника в служебную командировку должен быть оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором должны быть указаны цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку На командировочном удостоверении делаются отметки о дате убытия работника в командировку и его прибытии к месту назначения. Вернувшись из командировки, работник заполняет авансовый отчет(форма №АО1) к которому прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).
Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями: Д 71 К 50- выданы денежные средства подотчетному лицу, Д 20 (23, 25, 26, 29, …) К 71- на сумму расходов, Д 26,44 К 71 - отражена стоимость проезных билетов (без НДС) с отнесением на соответствующие расходы. ЕСЛИ с НДС Д 19 К 71- на сумму НДС, относящуюся к соответствующему расходу.
44. Учет операций, связанных с движением ценных бумаг.
Порядок ведения бухгалтерского учета финансовых вложений с 1 января 2003 г. Регулируется Положением по бухгалтерскому учету "Учет финансовых вложений"ПБУ 19/02. Приобретение ц.б. Принимаются к б.у. по первоначальной стоимости, т.е. по сумме фактич. затрат орг-ии на их приобретение за искл. налога НДС. 76 -51 - с расч.сч. орг-ии произведена оплата ц.б., 58-7 все ц.б., хранящиеся в орг-ии, должны быть зарегестр-ны в Книге учета и Обязательными реквизитами Книги явл-ся: наименование эмимтента, номинальная цена ц.б., покупная стоимость, номер, серия, общее кол-во, дата покупки, дата продажи.Книга учета ц.б. должна быть сброшюровг скреплена печатью орг-ии и подписями руководителя и гз.бух., страницы пронумерованы. Исправления в Книгу учета ц.б. могут вносится лишь с разрешения руководителя и гл.бух. с указанием даты исправлений. ответственность за организацию хранения Книги учета ц.б. несет руководитель орг-ии. Приобретение долговых ц.б. (так же как акции) Особенности учета облигаций связаны с необходимостью уч начисляемого дохода написания разницы между номин. стоим-тью и затратами на приобретен, облиг, 58 - 76 -оприходована облигация; 76 - 91.1 -сумма начисл-го дохода (расчет бухгал.); 91.2 - 58 -списана на разницы между купонной и покупной стоимостью облиг.(договор купли-продажи).