"Кадровый вопрос", 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о постановке документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати организации;

26 - отметка о заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

8) Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации - это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

Код организации - автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита "Код организации".

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица".

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита "Справочные данные об организации" включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа - это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа - это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка "N _____" регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

14. Место составления или издания документа

Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:

Санкт-Петербург;

г. Сосновый Бор Ленинградской обл.;

с. Ивантеевка Федоровского района Саратовской области.

Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

Ульяновский политехнический институт.

15. Сведения об адресате

Адресат - это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

Например: АО "Паритет", а не "В акционерное общество "Паритет".

Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже. Инициалы проставляются перед фамилией:

Финансовому директору

АО "Паритет"

О. С. Хамизову

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ "Росинвесттраст"

г-ну Никифорову П. А.

В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:

Институт научных исследований

по общественным наукам

Крайняя ул., д. 53,

Москва, 118121

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтяного комплекса

При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:

О. П. Шепелевой

ул. Тракторная, 15, кв. 18,

пос. Андреевка, Игнатьевский р-н,

Ульяновская обл., 424582

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа.

16. Гриф утверждения документа

Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Реквизит обязательно включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

17. Резолюция

Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения.

Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения". Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

18. Заголовок к тексту

Заголовок текста - это краткое содержание документа.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 - 30 знаков.

19. Отметка о постановке документа на контроль

Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа.

Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

20. Текст документа

Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) в федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят").

Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки.

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

21. Отметка о наличии приложений

Данный реквизит не относится к числу обязательных.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

Приложение:

1. Типовая инструкция по делопроизводству - на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения - на 4 л. в 2 экз.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему - не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово "Приложение", арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

Приложение N 1

к приказу директора ООО "Атлантика"

от 26.05.2008 N 56

22. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

В состав указанного реквизита входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит "Подпись" располагается под реквизитами "Текст" или "Отметка о наличии приложений" (при ее наличии). Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

23. Гриф согласования

Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем - гриф согласования.

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже), его дату и номер.

Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись", а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

24. Визы согласования документа

Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

25. Оттиск печати

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения.

Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банки на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки;

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

26. Отметка о заверении копии документа

Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит включает следующие элементы:

1) слово "В дело";

2) номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

4) подпись исполнителя документа;

5) дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Указывают полный путь к файлу:

С:\Приказы по личному составу\Иванов

Деловой язык документации

Литературный язык - это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу.

Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий в деловой речи недопустимо.

Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы - близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный - гарантийный, поместить - разместить, представить - предоставить. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

Синонимы - слова с одинаковым или очень близким значением: будущий - грядущий, спешить - торопиться, построить - соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. - переизбыток) - частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: "памятный сувенир" (сувенир - подарок на память), "совместное сотрудничество" (сотрудничество - совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Омонимы - слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук - "оружие" и лук - "растение"; брак - "супружество" и брак - "изъян, дефект, недостаток".

К специальной лексике относятся также профессионализмы - разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство - кардан, передаточный механизм - передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог - глазник, трансплантация - пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

В лексике языка всегда присутствуют также устаревшие слова и неологизмы. Возникновение новых слов и утрата языком устаревших - явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; наоборот, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов И. И." или "И. И. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы: Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

1) Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

2) Советник Президента Российской Федерации;

3) Председатель Правительства Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

1) Правительство Российской Федерации;

2) Коллегия Правительства Российской Федерации;

3) Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".

Названия органов судебной власти оформляются следующим образом:

1) Конституционный Суд Российской Федерации;

2) Верховный Суд Российской Федерации;

3) Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

1) Верховный Суд Республики Башкортостан;

2) Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления РФ прописные буквы употребляются следующим образом:

1) Конституция Российской Федерации;

3) Федеративный договор;

4) Основы законодательства Российской Федерации;

5) Федеральный закон "О прокуратуре Российской Федерации";

7) Указ Президента Российской Федерации;

8) Распоряжение Правительства Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

1) начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

2) начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

3) первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

4) заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

5) глава администрации Красноярского края;

6) губернатор Сахалинской области;

7) мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

1) председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

2) президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации" (но: "наградить народного артиста Российской Федерации").

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии, генерал армии, адмирал, академик, действительный член Российской академии наук, доктор технических наук.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна" и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

1) государственная граница Российской Федерации;

2) государственная награда Российской Федерации.

Слово "государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Государственный гимн Российской Федерации;

3) Государственный флаг Российской Федерации.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово "праздник" пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов "имени", "памяти", "лет", "года", например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эдь-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

В географических названиях с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение, существительные (лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация - Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д"Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Для написания числительных используют три формы:

1) буквенную (три фотоаппарата);

2) цифровую (10 печатных листов);

3) буквенно-цифровую (100-тысячный).

Регистрация документов, документооборот

В процессе управления предприятием необходима четкая, быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления до сдачи на хранение в архив или отправки в заинтересованные учреждения, то есть адресату. Этот процесс и называется документооборотом организации.

Каждая организация индивидуальной инструкцией по делопроизводству утверждает технологические правила документооборота, которые регламентируют процесс обработки перед вскрытием почты:

1) проверяются сохранность упаковки и правильность адресации;

2) заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов и должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Объем документооборота - это количество документов, зарегистрированных в месте учета за определенный отрезок времени. В конце года объем документооборота подсчитывается по регистрационным формам подразделением делопроизводства.

Маршрут документа - перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения (как правило, указывается в днях);

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа ("получатель" документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние ("отправитель");

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. "выходной" статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

8) примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации - придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз - поступающие в день поступления, а создаваемые - в день подписания или утверждения.

В большинстве организаций используется карточная система регистрации документов. В ней для регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. При карточной системе регистрации ведутся две картотеки: контрольная и справочная.

Часть реквизитов регистрационно-контрольной карточки на документ заполняют до передачи документа руководителю, остальные - после получения резолюции руководителя со сроком исполнения и фамилиями исполнителей.

Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 - 600 документов в год.

Обложка журнала регистрации оформляется следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а потом проставляют печать организации и делают надпись, удостоверяющую правильность оформления, например:

"В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 50 листов".

На современном этапе карточная форма регистрации заменяется на автоматизированную, когда поток документов обрабатывается с помощью компьютерной программы.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль исполнения документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

А. Пфеффер

Теория бухгалтерского учета. Шпаргалки Ольшевская Наталья

73. Порядок составления документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования:

Своевременность оформления документов;

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом;

Четкое заполнение документа.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа;

Код формы;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственных операций (количество, сумма).

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

Наименование организации;

Дату записи документа;

Местонахождение организации;

Код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

Наименование и местонахождение организации;

Дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку, подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

1-й этап. Документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов.

2-й этап. Производится формальная проверка документа.

3-й этап. Проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Из книги Бизнес в стиле шоу. Маркетинг в культуре впечатлений автора Шмитт Бернд

Три вопроса для составления бюджета шоу Чтобы составить бюджет для проекта в бизнесе в стиле шоу, компания должна ответить на три вопроса. Каковы цели шоу и ожидаемая рентабельность инвестиций для него? Цели шоу, а также ожидаемые от него выгоды должны соответствовать

Из книги Банковский аудит автора Шевчук Денис Александрович

42. Порядок оформления расчетных документов 1. Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать: а) наименование расчетного документа; б) номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами,

Из книги Бухгалтерский учет автора Шерстнева Галина Сергеевна

Из книги Бюджетная система РФ автора Бурханова Наталья

22. Порядок составления проекта федерального бюджета Составление проекта федерального бюджетаосуществляется Правительством РФ и начинается не позднее чем за 10 месяцев до начала очередного финансового года.Уполномоченный орган исполнительной власти организовывает

Из книги Налоговое право автора Микидзе С Г

51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю)

Из книги Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве автора Бычкова Светлана Михайловна

54. Порядок составления протокола при производстве действий по осуществлению налогового контроля В случаях, предусмотренных НК РФ, при проведении действий по осуществлению налогового контроля составляются протоколы – на русском языке (ст. 99 НК РФ).В протоколе

Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна

14.7. Порядок составления и сроки бухгалтерской отчетности Составлению отчетности должна предшествовать значительная подготовительная работа по определенному графику. Важным этапом такой работы является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов:

Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна

6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации

Из книги Основы кибернетики предприятия автора Форрестер Джей

РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве

Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич

13. 4. Основа для составления уравнений Мы можем теперь составить уравнения, описывающие деловую активность в розничной торговле. Нужно отметить, что эти уравнения в некоторых отношениях не являются «правильными» как по существу, так и по математической форме. Они просто

Из книги Финансовый анализ автора Бочаров Владимир Владимирович

3.8. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов Прежде чем сдать документы на хранение и в архив предприятия, их необходимо соответствующим образом подготовить.Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться

Из книги Бюджетирование и контроль затрат в организации автора Виткалова Алла Петровна

2.1. Состав и содержание бухгалтерской отчетности и порядок ее составления Все предприятия и коммерческие организации, являющиеся юридическими лицами, обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Она

Из книги Как составить бухгалтерский баланс автора Виткалова Алла Петровна

2. Операционные бюджеты, особенности и порядок их составления 2.1. Бюджет (план) продаж Любое планирование в условиях рынка начинается с прогноза продаж. Прогнозирование объема продаж является отправным моментом бюджетирования. Иногда эти термины (прогнозирование,

Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.

3. Особенности и порядок составления основных бюджетов После того как составлены операционные (функциональные) бюджеты необходимо обобщить информацию, которая получена с их помощью для формирования основных бюджетов: бюджета доходов и расходов (БДиР), бюджета движения

Из книги автора

2.2.2. Формирование показателей баланса и порядок его составления Основные правила, которые надо помнить, составляя баланс:показатели должны быть в тысячах (миллионах) рублей; При этом суммы надо взять без десятичных знаков после запятой;основные средства, доходные

Из книги автора

2.4. Состав и порядок разработки документов, использующихся в управленческой

Любой документ состоит из ряда элементов (дата, текст, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документов (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям указанного выше ГОСТ Р 6.30-97. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, – их общее число составляет 29. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты (порядковый номер реквизита соответствует ГОСТ Р 6.30-97):

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланке документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ;

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

Эмблема организации или товарный знак помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не производят;

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Например:

Госкомсвязи россии

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИИ

(НИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество:

ЗАО "ПИЛОТ"

ОАО "РЕАЛ"

Наименование на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке:

ООО "СИГМА"

" SIGMA " Ltd

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

ОАО "АГАТ"

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Veb- страницы в Интернете и др.);

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (например, приказ, акт, протокол и т.п.). Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

Дата документа является датой его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:

Регистрационный номер документа состоит из его порядкого номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

дела по номенклатуре;

структурных подразделений или направленной деятельности;

корреспондентов или исполнителей;

наименований видов документов и т.п.

Например:

№ 1-3/115 (1 – номер структурного подразделения,

3 – номер дела по номенклатуре,

№ ОМ-3/115 (ОМ – отдел маркетинга,

3 – номер дела,

115 – порядковый номер документа)

№ 115/ЮЛ-3 (115 – порядковый номер документа,

ЮЛ – Юрий Лужков,

3 – номер дела).

На документах, составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:

01-20-105/11921, где

01-20-105 – номер, присвоенный Центробанком,

11921 – номер, присвоенный ГТК РФ.

Ссылка на регистрационный номер документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (На №_______ от ___________ ). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.;

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Обычно данный реквизит рекомендуется указывать на контрактах и договорах.

Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из:

наименование организации;

структурное подразделение;

должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

наименование адресата;

улица, № дома, № квартиры;

область, край, республика;

страна (для международных писем);

почтовый индекс.

Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки, например:

Директору ОАО "Агат"

И.И. Иванову

ул. Семафорная, 473

Красноярск, 660037

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО "Агат"

___________ И.И. Иванов

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Издание официальное

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Дата введения 2003-07-01

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от-носящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро-изведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер () юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

Издание официальное

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот-ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде-рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга-низаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст-венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино-началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде-лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А.Борисов
Или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А.Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В.Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г.Демидов	Личная подпись	К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н.Сокова
	Личная подпись	А.С.Красавин
	Личная подпись	О.И.Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись	А.Г.Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С.Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав-ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Оставьте свой комментарий!

Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в ОВД, подчиняется некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ, ГОСТах, других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования касаются содержания различных частей текста документов, качества и формата бумаги, лент для пишущих машин и так далее.

Оформление документов в органах внутренних дел должно осуществляться с соблюдение следующих правил:

1) Обеспечение юридической силы документа. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, то есть основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе требований, а, следовательно, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного субъекта и принятый в пределах его компетенции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учетом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имеющего соответствующие административно-юрисдикционные полномочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдение установленного порядка его подготовки, принятие и утверждение. Например, акт об уничтожении некоторой документации ОВД должен быть подготовлен специально назначенной экспертной комиссией, подписан ее членами, руководителем ОВД и утвержден начальником вышестоящего органа.

Несоблюдение этих правил ведет к признанию такого документа недействительным. Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документов, к рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются правильного, с юридической точки зрения, употребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляется при составлении документов такие чисто юридические термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «осмотр», и другие. Каждый из этих терминов означает строго определенное законом административно-процессуальное или уголовно-процессуальное действие. Употребление этих терминов должно соответствовать юридическому характеру именно тех процессуальных действий, которые фиксируются в документах.

Требования правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на нормативный акт в соответствии, с которым они составлены. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа закону, а на стадии исполнения документа формирует у исполнителя более ответственное отношения к выполнению содержащихся в нем предложений.

2) Правила информационной культуры документовпредполагает, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, то есть при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации.

Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата - языком официально-делового стиля. Для такого стиля характерен прямой порядок слов в предложении. Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчиненных предложений. Длинные и сложные предложения заменяются несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена местоимений существительным.

Употребление в документах метафор, эпитетов, терминов и выражений, допускающих двусмысленное толкование информации, документально-деловой стиль не допускает. Так, деловой стиль характеризуется весьма широким употреблением от глагольных существительных, например, разъяснение, задержание, соревнование и другие. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и мало информационными. Например, не следует писать: «произвести задержание», «произвести внедрение», «обращаться с просьбой», если можно написать «задержать», «внедрить», «спросить».

В процессе многолетней управленческой практики ОВД складываются устойчивые словесные обороты, используемые для описания тех или иных событий, действий. Поэтому используемые в настоящее время в ОВД некоторые словесные обороты, содержат архаизмы и канцеляризмы, которые должны быть исключены из употребления деловой речи. К ним относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, надлежит, оповещаю).

3) требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов. При составлении документов следует учитывать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов.

Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники, (машинистка, секретарь и другие). Причем каждому из них требуется различная информация, содержащаяся в документе. Так, секретарю ОВД, отправляющему документ, необходима информация о том, куда адресован документ, о чем он составлен, кто является его исполнителем.

Секретарю органа, получившему документ, важно знать, какой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководителю ОВД необходимо знать наименование и характер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащая в документе информация. Каждый
документ содержит оперативную статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу исполнителю документа. Статистическая информация – это сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Это информация содержится в реквизитах документа. Кроме перечисленных выше требований документы, составляемые в ОВД, должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов и не содержать помарок и исправлений.

4. Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 13 - 15 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Таким образом, при подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России, оформляться с учет

Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

В документе не должно быть помарок и исправлений.